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El concepto de una OFICINA VIRTUAL, puede describirse como un lugar virtual e intangible donde se llevan a cabo tareas de negocios como si se tratase de una oficina física o tradicional; permitiendo no poner en riesgo el capital inicial de su empresa o negocio, y adicionalmente optimizando el uso de sus recursos para ocuparlos en actividades propias de su giro de negocio.

El esquema de una Oficina Virtual en Quito, resulta ideal para todos, sean emprendedores o grandes empresarios ya que les permite empezar y/o expandir su negocio en cualquier parte del mundo, sin descuidar el desarrollo de su empresa con altos estándares de calidad para sus clientes, manteniendo una imagen corporativa reconocida.

Adquirir los servicios de una Oficina Virtual en Quito puede representar ahorros entre un 55 al 90%, dependiendo del servicio que desee contratar, existen servicios netamente virtuales, o que pueden ser complementados con servicios físicos tales como Oficinas Temporales, Oficinas Permanentes, Salas de reuniones por horas, Coworking; la idea de ofrecer un servicio de Oficina Virtual es que los beneficios se adapten a sus necesidades, ofreciéndole todas las comodidades y funcionalidades para su negocio.

Nos encontramos en un mundo de constantes cambios y hay que adaptarnos a ellos para seguir siendo sujetos competitivos; es por ello que ya los negocios en su mayoría no se realizan solamente detrás de un escritorio, sino en la calle, es decir visitando a sus clientes, presentando proyectos, manteniendo reuniones, etc. y es muy probable que ya no pases las 8 horas diarias en una oficina tradicional, porque tu oficina ahora, es el mundo fuera de esas 4 paredes, por lo cual mantener un esquema tradicional no es rentable y afecta al bolsillo de tu capital empresarial.

Razón por la cual, contratar los servicios de una Oficina Virtual resulta, rápido, flexible, cómodo y eficiente para tu empresa, ya que únicamente pagaras por el servicio adquirido, dejando a un lado gastos innecesarios como inversión inmobiliaria, contrataciones de servicios básicos, internet, personal de limpieza y hasta secretaria.

Una Oficina Virtual le ofrece desde el primer día una gama de herramientas para el arranque y continuidad de su negocio, desde servicios básicos como una dirección comercial pasando por tener salas de reuniones por horas, coworking y servicios complementarios como asesorías en marketing, asesoría legal y asesoría tributaria, todo esto con la finalidad de respaldar la estructura de su empresa, para que usted se concentre en el giro de su negocio, mientras BUSINESS FLEX se encarga de todo lo demás.

Las características o servicios que te puede presentar una Oficina Virtual son las siguientes:

DIRECCIÓN COMERCIAL: Es muy importante que antes de cerrar un contrato con una empresa que ofrece servicios de oficinas virtuales, verifiques que ellos te pueden ofrecer una dirección prestigiosa, para lo cual deberás tomar en cuenta la dirección, el lugar y que tan importante es la zona financiera y en donde está ubicadas. Por ejemplo en Ecuador una de las direcciones más prestigiosas es la que se encuentra ubicada en el Edificio METROPOLITAN, ya que está estratégicamente bien ubicada en la mejor zona financiera de la capital y a su alrededor cuenta con un sin número de ventajas que te ayudarán a no tener que movilizarte a grandes distancias para conseguir lo que necesitas.

Adicional a eso es muy importante que revises si a parte de poder utilizar esa dirección en temas comerciales y publicitarios, cuentas con una persona que sea el back up de tu empresa, una persona quien podrá recibir a tus potenciales clientes para que ellos tengan la satisfacción y la confianza de que siempre podrán encontrar a alguien quien les pueda solventar sus necesidades a si no esté el dueño de la empresa.

SERVICIO TELÉFONICO: una Oficina Virtual te puede ayudar a que las personas que te buscan por medio de tus redes sociales o página web o tarjetas de presentación, siempre podrán ser atendidos por una persona que está capacitada para atender todas tus llamadas ya que recuerda, la secretaria es el back up de tu empresa y tener un numero de contacto fijo (convencional), da mayor  credibilidad a tu empresa y no importará si tú estás en tu casa, en la calle, o en una reunión con otro cliente, porque tienes la tranquilidad de contar con el apoyo de una persona más, como miembro de tu equipo de trabajo.

ESPACIOS FÍSICOS (Oficinas Temporales): Es importante entender que, aunque ahora cuentas con una oficina virtual esto no quiere decir que si en algún momento necesitas realizar una reunión para exponer tus proyectos, hacer entrevistas, realizar un evento, lanzar tu producto; en fin, si en algún momento necesitas de un espacio físico (Oficinas Temporales):  para cualquier actividad que requiera tu empresa, tengas la tranquilidad que puedes contar con el servicio de Oficinas Temporales, Oficinas por horas, Oficinas Permanentes, SALAS DE REUNIONES  POR HORAS O SALONES PARA EVENTOS, todo esto te traerá un sin número de beneficios, como por ejemplo el dejar de utilizar cafeterías en centros comerciales, la sala de tu casa o espacios en hoteles que directamente afectaban no solo al capital de tu empresa sino a la imagen de la misma, una prestigiosa Oficina Virtual puede contar con todos estos espacios para tu comodidad y la de tus clientes o visitas, simplemente podrás agendar tu espacio con una llamada o un mensaje y tendrás enseguida a tu disposición tu propio espacio físico para cuando necesites una reunión con tu futuro inversionista.

Como te habrás podido dar cuenta, la característica fundamental de la Oficina Virtual es que te ayudarán a solventar todas tus necesidades en cuento al montaje de una empresa sin que esto tenga que ser un desgaste de tiempo y dinero para ti, ya que a través de la contratación de estos servicios todos los recursos como agua, luz, teléfono, internet, inversión inmobiliaria, pagos de arriendos y alícuotas, pagos de sueldos, etc. todo esto estará cubierto por la empresa que te está ofreciendo un servicio, recuerda que al contratar una Oficina Virtual, pagarás por un servicio bajo demanda, es decir pagas únicamente lo que consumes y esto ya no se consideraría un gasto sino una inversión al mantener una imagen profesional a bajos costos.

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Por:

Andrea Cueva
Office Manager de BUSINESS FLEX Ecuador

www.businessflex.com.ec

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